Covid-19: How are agrifood companies dealing with the virus?

All over the world drastic measures are being taken to deal with Covid-19. Increasingly, countries are seeing consumers hoarding supplies of ‘essential’ items. How are businesses in the agrifood sector holding up, and what are they doing to ensure that enough healthy and sustainable food is available for everyone? Agrifirm, Unilever and Instock, members of Foodvalley, share their experiences and advice.

 

As entrepreneurs, we must act now

"At Instock, we pick up unsold products that would otherwise be wasted. We turn them into meals that we offer in our restaurants. But, last week, more and more reservations were cancelled and we had to lay off staff – hopefully temporarily. The RIVM instruction, to close catering establishments in the Netherlands, did not come as a surprise to us. And, of course, we fully support the government’s decision.

When the decision was made, we started to thoroughly empty and clean our restaurants. At the same time, we drew up a plan for how we could generate income in the coming period to pay our fixed costs.

We are inviting business customers and consumers to buy gift vouchers for a dinner in one of our restaurants, to be redeemed once we reopen. In addition, we set up the initiative Support your Locals, within which consumers can buy a food box with products from local Amsterdam businesses who can no longer deliver to their hospitality industry customers. The initiative seems to be a success. Within a day, we sold almost a thousand food boxes and sales of gift vouchers are on the increase.

The market has been turned upside-down by the corona crisis, with retailers working overtime and the catering industry totally shut down. Not only does this have economic consequences, it also leads to food waste. There are large batches of fresh produce for which there is no market. As entrepreneurs, we have to do something about this, whether it's with shopping boxes from local supplierss, take-away meals or some other creative concept.”

Freke van Nimwegen
Co-founder of Instock, Utrecht (NL)

 

Coordination is crucial

"Agrifirm is an international animal feed company with offices, factories and customers around the world, from Belgium to Brazil. In the Netherlands, we are part of a cooperative of more than ten thousand farmers. As soon as the corona pandemic began in China, we set up a crisis team with representatives from the various regions where we are active, and a web page where we keep track of developments in each country. We have a daily ‘crisis call’ with two representatives from each region.

All our employees must work from home wherever possible, and there are strict rules for physical contact with customers. For example, our field staff must communicate with the customer via WhatsApp wherever possible, and may only visit a farm in case of an emergency. All our staff and processes are subject to strict hygiene measures.

The RIVM guidelines, and those of other countries, guide our global policies. For each country we tighten up the measures where necessary, such as in China and Italy.

Good coordination is crucial in a crisis. Our Health & Safety department takes the lead, maintaining contact with HR, supply chain management, communications and the various quality teams. It is important to appoint a number of central contacts and to keep all important players in your company well informed from the start. The success of the measures depends on good cooperation. Therefore, coordinate decisions well and make use of each other's knowledge".

Annebelle van der Kloet
Group Director Communications at Royal Agrifirm Group

 

Keep connecting virtually

"Unilever makes products for consumers around the world. At the end of last week, we were told that, globally, all office-based employees should work from home. Only for work, for which it is business critical that it has to be carried out at one of the offices, are you allowed (after approval) to come to the office. However, this is an exception. The factories are also operating respecting strict guidelines for hygiene and social distancing. Normal microbiological food-safety testing continues, as do major product introductions.

We advise homeworkers to create a good work environment, take regular breaks and organize their day to ensure balance. We already work with document sharing, so that does not change, it just becomes even more important.

Stay in touch with your colleagues via video calling (with the camera on!), not just by telephone or email: a large part of our communication is non-verbal. Social interaction is very important for our health and well-being.

Our team shares a virtual coffee break together every other day. We check how everybody is doing both from a business and a personal perspective; we are there to help each other if necessary. Moreover, everyone has to find a balance between working and taking care of our children, since schools and nurseries are closed.

The situation we are in now demands flexibility and resourcefulness, but also offers opportunities. For example, reviewing recipes, tidying up datasets, writing reports and, of course, it is also good to keep learning, for example, by following online training courses.

But, above all, keep connecting virtually. That's how, here at Unilever, we are dealing with the working-from-home situation caused by COVID-19."

Mirjam Spreeuwenberg
Ecosystem Manager at Hive Unilever Foods Innovation Center in Wageningen (NL)

 

Tips or advice

Do you have useful advice or good tips that might be helpful for other agri-food companies in this very tubulent time? Let us know. We are happy to share your story to help others.

Covid-19: Hoe blijf je als agrifoodbedrijf het virus de baas?

Wereldwijd worden ingrijpende maatregelen genomen om Covid-19 de kop in te drukken en in steeds meer landen slaan consumenten aan het hamsteren. Hoe houden bedrijven in de agrifoodsector zich staande en wat doen zij om ervoor te zorgen dat er voldoende gezond en duurzaam voedsel beschikbaar blijft voor iedereen? Agrifirm, Unilever en Instock, leden van Foodvalley, delen hun ervaringen en adviezen.

Als ondernemers moeten we nu handelen

“Bij Instock halen we onverkochte producten op die anders verspild zouden worden. We maken er gerechten van die we aanbieden in onze restaurants. Maar de afgelopen week werden steeds meer reserveringen geannuleerd en moesten we personeel uitroosteren. De maatregel om horecagelegenheden in Nederland te sluiten kwam voor ons dan ook niet onverwachts. We staan uiteraard wel achter het besluit van de overheid.

Toen het besluit gevallen was, zijn we onze restaurants grondig gaan leeg- en schoonmaken. Tegelijkertijd hebben we een plan gemaakt voor hoe we de komende tijd toch inkomsten kunnen genereren om de vaste kosten te betalen.

We nodigen zakelijke klanten en consumenten uit om een cadeaubon te kopen voor een etentje in een van onze restaurants, te verzilveren vanaf het moment dat we weer open zijn. Daarnaast hebben we het initiatief Support your Locals opgezet, waarbij consumenten een foodbox kunnen kopen met producten kunnen van lokale ondernemers in Amsterdam. Die staan met lege handen nu ze niet aan de horeca kunnen leveren. De acties lijken een succes te worden. Binnen een dag hebben we bijna duizend foodboxes verkocht en de cadeaubon wordt ook steeds meer aangeschaft.

De markt is door de corona-crisis scheef verdeeld, met retailers die overuren draaien en een horeca die op zijn gat ligt. Dat heeft niet alleen economische gevolgen, het leidt ook tot voedselverspilling. Er zijn grote partijen versproducten waar geen markt voor is. Als ondernemers moeten we hierop handelen, of het nu is met boodschappenboxen van lokale ondernemers, afhaalmaaltijden of een ander creatief concept.”

Freke van Nimwegen
Medeoprichter van Instock, Utrecht (NL)

 

Coördinatie is cruciaal

“Agrifirm is een internationaal veevoederbedrijf met vestigingen, fabrieken en klanten rond de wereld, van België tot Brazilië. In Nederland vormen we daarnaast een coöperatie met meer dan tienduizend boeren. Zodra in China de corona-epidemie losbarstte, hebben we een crisisteam opgezet met vertegenwoordigers uit de diverse regio’s waar we actief zijn en een intranet-pagina waarop we per land de ontwikkelingen bijhouden. Elke dag is er een crisis call met twee afgevaardigden uit de regio’s.

Al onze medewerkers moeten waar mogelijk thuiswerken, en er gelden strenge regels voor fysiek contact met de klant. Zo moeten onze buitendienstmedewerkers zoveel mogelijk via Whatsapp communiceren met de klant en mogen ze alleen bij noodgevallen een bezoek brengen aan een boerderij. Daarvoor gelden dan strenge hygiënemaatregelen.

De richtlijnen van RIVM en vergelijkbare instanties in andere landen zijn bij ons het vertrekpunt voor ons beleid wereldwijd. Per land scherpen we de maatregelen zo nodig aan; dit hebben we bijvoorbeeld gedaan voor China en Italië.

Een goede coördinatie is in een crisissituatie als deze cruciaal. Bij ons gebeurt dit vanuit de afdeling Health & Safety, die contact onderhoudt met HR, supply chain management, communicatie en de diverse kwaliteitsteams. Het is belangrijk een aantal centrale contactpersonen te benoemen en alle belangrijke spelers in je bedrijf vanaf het begin af aan goed op de hoogte te houden. Het succes van de maatregelen valt of staat met een goede samenwerking. Stem besluiten daarom goed af en maak gebruik van elkaars kennis.”

Annebelle van der Kloet
Group Director Communications bij Royal Agrifirm Group

 

Blijf elkaar virtueel zien

"Unilever produceert levensmiddelen voor consumenten in de hele wereld. Eind vorige week kregen we al te horen dat alle medewerkers wereldwijd moesten gaan thuiswerken. Alleen voor business-kritisch werk dat enkel op onze locaties uitgevoerd kan worden, kunnen we na individuele toestemming naar kantoor. De fabrieken draaien ook door met aangescherpte richtlijnen. Microbiologische tests die de voedselveiligheid moeten waarborgen gaan gewoon door, net als belangrijke productintroducties.

Thuiswerkers krijgen bij ons het advies een goede werkplek te creëren - software voor het delen van documenten en webmail hebben we al - en te zorgen voor regelmaat en balans. Blijf via videobellen in contact met je collega's, want communicatie verloopt voor het grootste deel non-verbaal en sociale interactie is heel belangrijk voor het welzijn van mensen. Ons team drinkt om de dag virtueel samen koffie. Zo weten we van elkaar hoe het gaat en kunnen we eventueel werk van elkaar overnemen. Mensen moeten weer een balans vinden met de zorg voor de kinderen nu de scholen en kinderdagopvang gesloten zijn.

De situatie waar we nu in zitten, vraagt om flexibiliteit, maar biedt ook kansen. Zo hebben we voor sommige taken nu ineens extra tijd. Recepturen tegen het licht houden bijvoorbeeld, datasets opruimen, rapporten schrijven, en het is natuurlijk ook goed om te blijven leren en online trainingen te volgen.

Maar het allerbelangrijkste is: blijf elkaar virtueel zien. Zo houden we bij Unilever de zaak draaiende."

Mirjam Spreeuwenberg
Ecosystem manager bij Hive | Unilever Foods Innovation Center in Wageningen (NL)

 

Tips of advies

Heeft u advies of goede tips die in deze zeer onstuimige tijd nuttig kunnen zijn voor andere agrifoodbedrijven? Laat het ons weten. We delen graag uw verhaal om anderen te helpen.